З 1 липня 2026 року Польща розпочинає черговий етап комплексної цифровізації державного управління. Держава поступово відходить від традиційного паперового обігу документів на користь електронних реєстрів і цифрової комунікації з установами. Зміни охоплюють як громадян Польщі, підприємців, так і іноземців, які легалізують своє перебування та роботу на території Республіки Польща.
5 000 zł
Реформа є частиною реалізації державної стратегії цифрової адміністрації та ґрунтується, зокрема, на законі про електронні доставки, законі про застосунок mObywatel, а також нормах, що регулюють функціонування державних реєстрів. Метою змін є зменшення кількості паперових документів, пришвидшення адміністративних процедур та підвищення безпеки обміну інформацією між громадянами та адміністрацією.
Електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий документ
Однією з найважливіших змін є надання повної юридичної сили цифровим документам, доступним у застосунку mObywatel. Документи, відображені в застосунку, наразі прирівнюються до їхніх фізичних аналогів під час вирішення адміністративних справ.
Це означає, що електронні документи можуть використовуватися, зокрема:
- в установах державного управління,
- під час нотаріальних дій,
- у банках,
- при укладенні трудового договору,
- під час підтвердження особи в багатьох державних і приватних установах.
Це рішення дозволяє обмежити необхідність носіння із собою пластикових документів і значно спрощує взаємодію з адміністрацією.
e-Doręczenia замінюють традиційну кореспонденцію
Система e-Doręczeń відіграє дедалі важливішу роль і стає основним каналом комунікації між державною адміністрацією та громадянами.
На практиці це означає, що адміністративні рішення, видані воєводськими управліннями, у тому числі щодо легалізації перебування іноземців, більше не надсилатимуться стандартно рекомендованими листами через Poczta Polska. Офіційна кореспонденція доставлятиметься електронно на адресу для електронних вручень (ADE), а електронне підтвердження отримання матиме такі самі правові наслідки, як і отримання рекомендованого відправлення. Завдяки цьому суттєво зменшується ризик втрати кореспонденції, затримок у доставці чи проблем, пов’язаних із повідомленням про надходження відправлень.
Цифрова легалізація перебування іноземців
Значні зміни також охоплюють процедури, що здійснюються Управлінням у справах іноземців та відділами у справах іноземців у воєводських управліннях.
Через Модуль обслуговування справ (MOS) іноземці можуть електронно подавати заяви на:
- дозвіл на тимчасове перебування,
- дозвіл на постійне перебування,
- дозвіл на перебування довгострокового резидента ЄС.
Система дозволяє заповнювати форми онлайн, додавати необхідні додатки, підписувати документи Довіреним профілем або кваліфікованим підписом, а також відстежувати перебіг провадження.
Особистий візит до установи залишається необхідним лише тоді, коли цього вимагають норми, насамперед для зняття відбитків пальців, пред’явлення оригіналу проїзного документа або отримання карти перебування.
Електронні дозволи на роботу
З липня наступні процеси, пов’язані з працевлаштуванням іноземців, поступово переводяться до електронних систем.
Це стосується насамперед:
- дозволів на роботу,
- заяв про доручення виконання роботи іноземцю.
Роботодавці подають документи виключно в електронній формі, а всі етапи провадження відбуваються в інформаційно-телекомунікаційних системах. Електронні документи замінюють паперові форми з традиційними печатками та підписами.
Це має скоротити час розгляду справ і полегшити обмін інформацією між органами влади, роботодавцями та іноземцями.
Адміністрація сама перевірить дані громадянина
Нові правила також передбачають розширення можливостей перевірки даних працівниками державної адміністрації.
Посадові особи отримують прямий доступ до найважливіших державних реєстрів, зокрема:
- реєстру PESEL,
- Реєстру актів цивільного стану,
- Реєстру паспортних документів.
Завдяки цьому більшість даних можна буде перевіряти автоматично, без необхідності подання громадянином додаткових паперових довідок, виданих іншими установами. Це рішення дозволяє швидше підтвердити особу, перевірити чинність документів, а також виявляти випадки використання недійсних або неактуальних документів ще на етапі адміністративного провадження. Для громадян та іноземців це насамперед означає зменшення кількості документів, які потрібно самостійно збирати перед поданням заяви.
Що змінюється для іноземців?
Особи, які подаються на легалізацію перебування, повинні пам’ятати, що дедалі більша частина взаємодії з адміністрацією відбуватиметься виключно в електронній формі. Це означає необхідність регулярно перевіряти електронну скриньку для повідомлень, оскільки запити щодо доповнення документів, повідомлення та адміністративні рішення передусім надсилатимуться саме таким способом.
Відсутність реакції на електронно доставлену кореспонденцію може мати такі самі правові наслідки, як і неотримання традиційного рекомендованого листа.
Що варто зробити вже зараз?
Експерти державного управління рекомендують як громадянам Польщі, так і іноземцям підготуватися до нових правил функціонування адміністрації.
Зокрема варто:
- оновити застосунок mObywatel і перевірити правильність усіх цифрових документів, зокрема документа Diia.pl у випадку громадян України;
- перевірити чинність Profilu Zaufanego, який потребує поновлення кожні три роки;
- створити власну Адресу для електронних вручень (ADE) і регулярно перевіряти отриману кореспонденцію;
- переконатися, що контактні дані, збережені в системах адміністрації, є актуальними;
- користуватися електронними формами, наданими установами, замість паперових заяв.
Цифрова адміністрація стає повсякденністю
Впроваджувані рішення мають покращити функціонування публічної адміністрації, обмежити кількість паперових документів та скоротити час провадження справ. Водночас це означає, що доступ до інтернету, активний довірений профіль та уміння користуватися електронними послугами стають необхідним елементом контакту з польськими установами.
Для іноземців, які планують перебування або роботу в Польщі, це передусім означає необхідність відстежувати електронну кореспонденцію та користуватися новими цифровими інструментами, які найближчими роками будуть основним способом ведення адміністративних справ.