Od 1 lipca 2026 roku Polska rozpoczyna kolejny etap kompleksowej cyfryzacji administracji publicznej. Państwo stopniowo odchodzi od tradycyjnego papierowego obiegu dokumentów na rzecz elektronicznych rejestrów i cyfrowej komunikacji z urzędami. Zmiany obejmują zarówno obywateli Polski, przedsiębiorców, jak i cudzoziemców legalizujących swój pobyt i pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
5 000 zł
Reforma jest elementem realizowanej przez państwo strategii cyfrowej administracji i opiera się między innymi na ustawie o doręczeniach elektronicznych, ustawie o aplikacji mObywatel oraz przepisach regulujących funkcjonowanie rejestrów państwowych. Celem zmian jest ograniczenie liczby papierowych dokumentów, przyspieszenie postępowań administracyjnych oraz zwiększenie bezpieczeństwa wymiany informacji pomiędzy obywatelami a administracją.
Dokument elektroniczny ma taką samą moc prawną jak dokument papierowy
Jedną z najważniejszych zmian jest przyznanie pełnej mocy prawnej dokumentom cyfrowym dostępnym w aplikacji mObywatel. Dokumenty wyświetlane w aplikacji są obecnie traktowane na równi z ich fizycznymi odpowiednikami podczas załatwiania spraw urzędowych.
Oznacza to, że elektroniczne dokumenty mogą być wykorzystywane między innymi:
- w urzędach administracji publicznej,
- podczas czynności notarialnych,
- w bankach,
- przy zawieraniu umowy o pracę,
- podczas potwierdzania tożsamości w wielu instytucjach publicznych i prywatnych.
Rozwiązanie to pozwala ograniczyć konieczność noszenia przy sobie plastikowych dokumentów i znacząco upraszcza kontakt z administracją.
e-Doręczenia zastępują tradycyjną korespondencję
Coraz większą rolę odgrywa system e-Doręczeń, który staje się podstawowym kanałem komunikacji pomiędzy administracją publiczną a obywatelami.
W praktyce oznacza to, że decyzje administracyjne wydawane przez urzędy wojewódzkie, w tym dotyczące legalizacji pobytu cudzoziemców, nie będą już standardowo wysyłane listami poleconymi za pośrednictwem Poczty Polskiej. Oficjalna korespondencja będzie doręczana elektronicznie do adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), a elektroniczne potwierdzenie odbioru będzie wywoływało takie same skutki prawne jak odbiór przesyłki poleconej. Dzięki temu znacząco zmniejsza się ryzyko zagubienia korespondencji, opóźnień w doręczeniach czy problemów związanych z awizowaniem przesyłek.
Cyfrowa legalizacja pobytu cudzoziemców
Duże zmiany obejmują również procedury prowadzone przez Urząd do Spraw Cudzoziemców oraz wydziały spraw cudzoziemców w urzędach wojewódzkich.
Za pośrednictwem Modułu Obsługi Spraw (MOS) cudzoziemcy mogą elektronicznie składać wnioski o:
- zezwolenie na pobyt czasowy,
- zezwolenie na pobyt stały,
- zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE.
System umożliwia wypełnienie formularzy online, dołączenie wymaganych załączników, podpisanie dokumentów Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym oraz monitorowanie postępu prowadzonego postępowania.
Osobista wizyta w urzędzie pozostaje konieczna jedynie wtedy, gdy wymagają tego przepisy, przede wszystkim w celu pobrania odcisków palców, okazania oryginału dokumentu podróży lub odbioru karty pobytu.
Elektroniczne zezwolenia na pracę
Od lipca kolejne procesy związane z zatrudnianiem cudzoziemców są sukcesywnie przenoszone do systemów elektronicznych.
Dotyczy to przede wszystkim:
- zezwoleń na pracę,
- oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.
Pracodawcy składają dokumenty wyłącznie elektronicznie, a wszystkie etapy postępowania odbywają się w systemach teleinformatycznych. Elektroniczne dokumenty zastępują papierowe formularze opatrzone tradycyjnymi pieczęciami i podpisami.
Ma to skrócić czas rozpatrywania spraw oraz ułatwić wymianę informacji pomiędzy urzędami, pracodawcami i cudzoziemcami.
Administracja sama zweryfikuje dane obywatela
Nowe przepisy przewidują również rozszerzenie możliwości weryfikacji danych przez pracowników administracji publicznej.
Urzędnicy uzyskują bezpośredni dostęp do najważniejszych państwowych rejestrów, w szczególności:
- rejestru PESEL,
- Rejestru Stanu Cywilnego,
- Rejestru Dokumentów Paszportowych.
Dzięki temu większość danych będzie mogła zostać zweryfikowana automatycznie, bez konieczności przedstawiania przez obywatela dodatkowych papierowych zaświadczeń wydanych przez inne urzędy. Rozwiązanie pozwala szybciej potwierdzić tożsamość osoby, sprawdzić aktualność dokumentów oraz wykrywać przypadki posługiwania się dokumentami nieważnymi lub nieaktualnymi jeszcze na etapie prowadzenia postępowania administracyjnego. Dla obywateli oraz cudzoziemców oznacza to przede wszystkim ograniczenie liczby dokumentów, które trzeba samodzielnie kompletować przed złożeniem wniosku.
Co zmienia się dla cudzoziemców?
Osoby ubiegające się o legalizację pobytu powinny pamiętać, że coraz większa część kontaktu z administracją będzie odbywać się wyłącznie drogą elektroniczną. Oznacza to konieczność regularnego sprawdzania elektronicznej skrzynki do doręczeń, ponieważ wezwania do uzupełnienia dokumentów, zawiadomienia oraz decyzje administracyjne będą przekazywane przede wszystkim właśnie w tej formie.
Brak reakcji na elektronicznie doręczoną korespondencję może wywoływać takie same skutki prawne jak nieodebranie tradycyjnego listu poleconego.
Co warto zrobić już teraz?
Eksperci administracji publicznej zalecają, aby zarówno obywatele Polski, jak i cudzoziemcy przygotowali się do nowych zasad funkcjonowania administracji.
W szczególności warto:
- zaktualizować aplikację mObywatel i sprawdzić poprawność wszystkich dokumentów cyfrowych, w tym dokumentu Diia.pl w przypadku obywateli Ukrainy;
- zweryfikować ważność Profilu Zaufanego, który wymaga odnowienia co trzy lata;
- założyć własny Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE) i regularnie kontrolować otrzymywaną korespondencję;
- upewnić się, że dane kontaktowe zapisane w systemach administracji są aktualne;
- korzystać z elektronicznych formularzy udostępnianych przez urzędy zamiast papierowych wniosków.
Cyfrowa administracja staje się codziennością
Wprowadzane rozwiązania mają usprawnić funkcjonowanie administracji publicznej, ograniczyć liczbę dokumentów papierowych oraz skrócić czas prowadzenia postępowań. Jednocześnie oznaczają one, że dostęp do internetu, aktywny Profil Zaufany oraz umiejętność korzystania z usług elektronicznych stają się niezbędnym elementem kontaktu z polskimi urzędami.
Dla cudzoziemców planujących pobyt lub pracę w Polsce oznacza to przede wszystkim konieczność śledzenia elektronicznej korespondencji i korzystania z nowych narzędzi cyfrowych, które w najbliższych latach będą podstawowym sposobem prowadzenia spraw administracyjnych.
Anna Nikolenko jest specjalistką w dziedzinie komunikacji, projektów cyfrowych, public relations i marketingu, posiadającą wieloletnie doświadczenie na styku mediów, technologii informacyjnych oraz zarządzania projektami. Zdobywała doświadczenie zawodowe w organizacjach międzynarodowych, największych ukraińskich przedsiębiorstwach, branży medialnej oraz sektorze edukacyjnym. Aktywnie uczestniczyła w rozwoju ukraińskiej społeczności IT.